2018年，数字经济上升至国家战略层面，加速了中国数字经济的落地与实质性发展，数字经济已成为中国经济增长的新引擎。为探讨数字经济环境下的企业档案工作，研究提出解决问题的方案和思路，10月25日，由中国档案学会主办的企业档案工作论坛在北京召开。此次论坛上，来自国家档案局经科司、中国人民大学信息资源管理学院、比亚迪股份有限公司档案中心等部门单位和企业的8位发言人围绕“数字经济环境下的企业档案工作”主题发表了主旨演讲。本报特摘登8位发言人的演讲内容，以飨读者。

　　一是管理能力的挑战。数字经济时代，信息或者数据产生的速度大大加快，电子文件产生环境发生重大变化，原先的分类方法已经不合适了。手机等移动设备将成为产生文件的主力设备，文件格式将更加多样化，数据类文件占比将越来越高，档案管理的难度越来越大，档案工作的技术含量越来越高，档案工作越来越依赖于外部力量。

　　二是管理理念的挑战。数字经济时代对档案安全提出了更高的要求。原来的信息主要被用来查找凭证，现在数据不仅仅具有查找凭证的作用，还具有驱动作用。在数字经济的冲击下，文件的生命周期理论再次受到冲击，机构分类法也会受到挑战。

　　三是服务方式单一，导致服务能力不足的挑战。企业竞争的加剧，导致企业对知识的渴求进一步加剧，如华为等大企业一刻也没有停止对知识的渴求与探索。企业档案大数据进一步发挥作用的路径在哪里？这对鉴定理论提出了挑战。

　　四是生存空间的挑战。所有挑战最终都会表现为生存空间的挑战，最直接的挑战就是数字经济给综合档案馆带来的巨大冲击。档案管理的范围被冲击，管理空间边界和人员边界被压缩，这使得拓展空间成为当务之急。

　　五是国际化布局的挑战。如联合利华公司的档案部门分布在世界各地；中国交通建设集团在布局终端档案管理中心；汇丰银行在全世界范围内布局档案管理中心，其亚洲区的档案管理中心设在新加坡，并设有全球档案总监。此外，对档案负责人称呼的转变也值得注意，这是一种全球理念的体现。

　　档案工作要向前延伸，就要对档案室的工作赋予新的内容，要做前端延伸，而不是前端控制，前端延伸是要让前端的工作成为档案工作的一部分，延伸内容就是要管好企业记录，做好内容的管理。大多企业现有的档案平台还只是一个信息管理平台，远没达到一个协同平台和数据综合查询平台的功能。有的单位提出过“管档案向管数据转变”，我建议叫作“管档案向管数据延伸”。延伸就意味着先守住档案的阵地，然后才能做更多的事情。同时，要对档案室赋予新的内涵。在国外，档案室统称记录管理部，注重记录的合规，国内档案室更偏重进馆前的文件材料管理。未来，档案室不仅仅要具备管理功能，还要具有记录管控的功能，要对产生的记录在归档前进行统筹管理，建立关联关系。

　　二是要进一步加快数字化转型。为应对工作效率、生存空间、服务能力、资源等挑战，要加快数字化转型。一般把深化的数字化转型叫全业务数字化转型，这意味着管理全流程、服务范围全方位、支撑能力更有力、电子文件要全归、资源要全部数字化。

　　三是加强人才队伍建设。数字经济时代，需要知识结构丰富的复合型人才。目前，技能领域领军人才极其缺乏，专业统筹规划领域也缺人才，高端人才不足，需要培养具有创新精神的人才。

　　四是转变理念思路。企业档案部门要加强主动性，正确处理与业务部门的关系，正确处理与信息部门的关系，正确处理与文博部门的关系；文博部门要正确处理与保密部门、机要部门、文秘部门的关系。

　　目前，关于数字经济与档案的理论研究还处在初级阶段，因此，针对档案管理标准规范体系，我提3点改进建议。

　　第一，要在不同的层面上去建设规范生态。数字经济实际上具有很典型的生态性，它涉及的不是一个部门，很多时候涉及的是一群人、一个供应链，所以不能关起门来干，要从不同层面来建设规范生态。我认为最核心的规范就是法律，事实上我们国家《电子签名法》当初就是为了消除电子商务发展的法律障碍而出台的，最近在修订的《档案法》也着重提出要建设档案信息化。当前的标准规范体系也需要进行重新构建和调整，未来的标准规范体系肯定还要更有深度，需要再进行一些新的拓展。在数字经济环境下，档案部门将会收集很多新型文件材料，如果不知道业务规则，不了解技术特征，是无法做好管理的，所以要与前端挂接。如何跟前端做好挂接？以前要靠各种规章或靠口头交流，未来要靠规则，要在一些规则上做好对接。

　　第二，要区分不同对象。数字经济环境下我们需要向前看，目前我们手中的大部分档案还是原先存量的状态，技术赋能下将会产生各种新型文件材料，很多新问题也将随之出现。我们需要区分不同档案管理对象，建议从“三态”的视角（模拟态、数字态、数据态）来改进标准体系升级路径。我曾撰文提出档案对象管理空间演变的3种形态，分别是模拟态、数字态和数据态档案对象管理空间。模拟态档案对象管理空间是以载体为中心的管理空间，这是档案从业者都熟悉的。针对模拟态档案对象管理空间的标准基本上是完备的，模拟态档案材料大多是平面纸质，文件材料要怎么收管存用？多大规格？什么地方写什么？经过这么多年的档案管理实践，这些问题基本都得到了回答。数字态档案对象主要是指各类电子文件，比如说文本、图形图像、音频视频乃至一些社交媒体文件，此时档案管理对象是以内容为中心，相较于重要素防护的模拟态档案对象管理空间，数字态档案对象管理空间更偏重体系管理，目前数字态标准体系核心标准基本具备，但还很不完善，需要进一步扩充。随着智能化信息化水平的深入，包括此次论坛讨论的数字经济的发展，档案对象管理空间将逐渐演变为以数据为中心，即数据态档案对象管理空间，越来越多的数据库、数据集、数据体出现，带来了很多问题。三维数据在一定程度上就是数据态的，针对数据态对象的这一空间下的标准规范体系目前基本上还是空白。

　　第三，重点发展技术赋能方面的典型标准。如何让包括区块链、大数据等新技术更好地为档案工作服务，如何把新技术应用于档案工作中？这些新技术本身有自己的标准规范体系，但是要跟档案工作结合的话，还是块“地”。因此，要针对不同的技术应用场景来制定一些特定的标准规范，重点解决技术赋能下档案工作各个环节出现的新问题。

　　总之，数字经济环境下标准规范体系改进路径要在现有国家档案法规方案基础上规范生态，重构现有档案标准体系框架，在行业层面要建立“产业界——资源界”协同发展的规范生态，要夯实和继续发展模拟态和数字态对象空间管理的各项标准规范体系，并面向数据态对象管理空间开展技术赋能下的标准规范体系建设工作。

　　比亚迪股份有限公司是高新技术企业，公司坚持以档案工作为主轨道，向文件工作延伸，并延伸到文件材料的产生过程中，这个延伸不是“拍脑袋”想出来的，而是源于企业业务的需要，在业务实践中自然形成的。

　　公司档案工作有两大特色：一是深入业务现场；二是流程管控。公司档案工作在文件材料形成过程中就延伸到业务端，延伸到四大业务现场，即产品的研发现场、生产现场、设计现场和建设现场。在产品设计阶段，会产生大量数据和图纸，很多三维数据是无法打印的，必须通过数据管理的方式去传输和保存，这是由公司产品特性决定的。当前，公司电子文件占文件材料产生总量的90%，纸质文件占10%，公司内部形成的电子文件主要是产品技术文件，纸质文件则涵盖职能业务部门产生的合同、订单、会计凭证、资产文件、公司的资质证明及公司合法经营文件等。

　　公司对文件材料产生阶段进行控制，能够确保设计阶段、研发阶段及生产阶段产生的文件材料及时归档，保证了产品文件材料归档的完整性和及时性，实现了产品文件材料从产生到使用到归档的全生命周期管理，提升了归档质量，从而真正为企业保存了最有价值的文件材料，真正发挥了档案工作的价值。

　　流程管控一直由公司文档中心负责，这是个良性循环，只有把文件材料产生流程管好，才能确保文件材料的规范，确保档案管理的规范，进而发挥前端控制的价值，提升工作效率。

　　根据公司发展需求，公司当前建立了三大管理模式，分别为文档一体化管理模式、产品文件生命周期管理模式和360°文档管理模式，建立了文档管理体系（制造业）、工程文件管理体系（轨道交通产业）以及电子文件管理体系（集团），还建立了ECM（集团内容管理平台）。今年9月，ECM一期上线，打通了各业务系统之间的信息流转渠道，打通了研发、生产、销售等业务环节的信息流转渠道，打通了公司与外部客户、供应商之间的业务信息流转渠道，实现了对产品生命周期所有项目文件材料的管控，确保文件材料真实和有效，不仅为用户提供便捷高效的信息利用服务，还保障了公司信息资产的安全，实现了公司信息资源的整合与共享。

　　数字环境下，公司档案工作者也将积极面对新的挑战，档案工作人员不仅要具备专业水平和专业能力，还要有开阔的视野和丰富的知识，要了解公司的设计体系、制造体系、研发体系等，了解公司的战略，要跟得上公司的发展步伐。

　　未来，档案库房将不是我们现在肉眼所能看到的一座建筑物，可能会是拥有海量数据的机房，未来的密集架可能会演变为一排排服务器，档案盒可能会消失，演变成一个个“子分类”，查档利用者只要用电脑或移动终端就可以实现快速查档。

　　目前，中国石化正在构建包括大数据、人工智能、物联网和5G在内的一体化“石化云”平台，大力推进公司信息化进程，越来越多的数据以电子形式沉淀在云平台上，这意味着公司档案部门未来收到的纸质文件材料将越来越少。如何管理大量电子档案是数字经济环境下档案部门必须应对的挑战。

　　2013年，中国石化启动财务共享服务建设，过去是由各单位财务部门向档案部门移交档案，现在各单位大部分会计资料由共享中心处理完后向档案部门移交，档案的移交主体发生了变化，配套的制度和流程也和过去不一样了。招标档案以前由各单位的工程部门向档案部门移交，现在直接由北京的招标中心通过统一的招投标管理系统来移交，不再打印纸质版。

　　业务信息化对档案管理提出了许多新的挑战，如档案数据不断增多，归档范围越来越广，专业档案人员逐年减少，档案库房压力越来越大，档案利用要求越来越高等。

　　2006年，中国石化开始探索档案信息化，经历了从分散部署到集中部署的过程。如何保证电子文件的真实性？中国石化办公厅档案处对归档的业务系统实施准入制，要求将业务系统相关背景信息全部保存。结合国家文书类电子文件检测的一般要求，针对不同业务线的特点，中国石化办公厅档案处制定了不同的检测标准，并向所有归档的业务系统颁发数字证书，要求所有的归档数据都要通过数字证书进行验签。中国石化办公厅档案处还在云平台上开发了一个非结构化数据存储组件，保障档案数据安全。2017年，中国石化使用联盟链技术构建了企业私有链，将电子档案管理各阶段文件特征信息及相关元数据同步至中国石化私有链上，要求业务系统在归档之前将特殊格式的文件材料全部转化成档案的标准格式。

　　中国石化的档案工作目前面临以下几个挑战。一是业务系统建设跟不上当前的档案管理需求。早前，业务系统在建设时期没有考虑到数据归档的需求，导致如今已经不能完全适应单套制归档要求。二是格式转换出错问题较突出。当前，业务系统生成的电子文件格式不统一，一旦进行集中归档，格式转换出错频繁。三是电子档案的法律凭证价值保障体系建设滞后。由于电子档案具有易修改、对环境依赖性强等特点，导致其在法律凭证功能上存在先天不足，如当税务、审计、监察等第三方跨机构调阅电子档案时，还需打印出来后加盖单位公章才能使用，浪费社会成本。当前，中国石化虽然使用了区块链技术，但因为缺少外部单位的参与和监。

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